Creazione azienda

La procedura di creazione azienda propone tre differenti modalità procedurali:

1. imputazione manuale dei dati di base dell'archivio;
2. importazione dei dati di base dell'archivio, con la contemporanea eventuale importazione dei dati relativi a clienti, fornitori, vettori e beni e servizi, da un file con estensione .sbill specificatamente generato da altri moduli applicativi;
3. imputazione del solo Codice fiscale o Partita IVA dell'azienda, con conseguente proposta automatica dei dati di base da parte della procedura, così come presenti nei registri della Camera di Commercio.

Passo 1 - Selezione modalità di creazione

Il primo passo consente di scegliere con quale modalità proseguire per la creazione dell'archivio:

• Importazione dei dati: i dati principali e le impostazioni generali dell'archivio sono importati dall'apposito file con estensione . sbill, generato da altri programmi Datev Koinos (FattureGO, Gestione Azienda e Contabilità Generale e Cespiti). Se presenti i relativi file di dati, risulteranno automaticamente popolate anche le tabelle Clienti, Fornitori, Vettori, Beni e Servizi, Registri, Centri di costo, Modalità di pagamento e i documenti (fatture e note di credito elettroniche). Nella Tabella Aspetto beni, inoltre, saranno riportate le eventuali voci personalizzate presenti nel file importato per l'azienda. Il file di esportazione .sbill può essere generato autonomamente o richiesto al proprio commercialista.
• Ricerca nel registro delle imprese: viene richiesto di inserire nel sottostante campo la Partita IVA dell'azienda da creare. I dati principali saranno autonomamente recuperati dalla procedura dal servizio Cerved e automaticamente riportati nei relativi campi. La configurazione dell'azienda dovrà essere in seguito completata accedendo alle varie voci presenti nel menu Impostazioni. Sarà quindi poi necessario popolare anche le tabelle relative ai clienti, fornitori, vettori, beni e servizi manualmente oppure utilizzando le apposite procedure Importa beni e servizi e Importa anagrafiche.
• Creazione manuale: i dati principali dovranno essere imputati dall'utente, e la configurazione dovrà essere in seguito completata accedendo alle varie voci presenti nel menu Impostazioni. Sarà quindi poi necessario popolare anche le tabelle relative ai clienti, fornitori, vettori, beni e servizi manualmente oppure utilizzando le apposite procedure Importa beni e servizi e Importa anagrafiche.

In base alla scelta effettuata in merito alla modalità di creazione dell'azienda, la procedura guidata proseguirà con il passo 3, nei casi di imputazione manuale dei dati di base dell'archivio o di ricerca nel registro delle imprese, o con il passo 4, cioè con il passo finale che consente l'importazione effettiva dei dati, nel caso di creazione tramite l'utilizzo del file con estensione .sbill.

Passo 2 - Configurazione azienda

Il passo 2 si apre in caso di configurazione manuale dell'archivio o di ricerca dei dati nel registro delle imprese; nel primo caso, viene richiesto l'inserimento da parte dell'utente dei dati essenziali dell'azienda, come la denominazione, il codice fiscale e/o la partita IVA, la residenza e i recapiti principali. Qualora invece si sia proceduto a indicare il codice fiscale o la partita IVA per la ricerca automatica dei dati nel registro delle imprese, i campi risulteranno già precompilati ma sarà possibile procedere alla modifica, se necessaria, o al completamento.

Nel caso di creazione manuale, occorre compilare le seguenti sezioni della scheda Dati di base:

• Soggetto
• Residenza / Sede legale
• Recapiti predefiniti

Soggetto

La sezione soggetto accoglie i dati anagrafici principali dell'archivio in creazione.

Si sottolineano le particolarità dei seguenti campi:

• Codice: nel campo occorre indicare il codice con cui il nominativo sarà riconosciuto all'interno dell'applicazione. In fase di creazione, la procedura propone in automatico una serie di asterischi, convertiti automaticamente al salvataggio in una stringa numerica (es.00000001). È possibile modificare quanto proposto inserendo sia caratteri alfabetici che numerici per un numero massimo di 8 caratteri.
• Tipologia: nel campo occorre selezionare, dal menu a tendina, la tipologia del soggetto giuridico (es. società di capitali/ente commerciale, professionista...). Dalla selezione effettuata in questo campo, dipende la visualizzazione dei successivi dati richiesti.
• Codice fiscale: nel campo occorre indicare il codice fiscale del cliente. Il bottone  abilitato unicamente in fase di nuovo inserimento, avvia una procedura silente che permette di accedere all'archivio del Registro imprese  tramite i servizi offerti dal 'Cerved Group' al fine di recuperare i dati del nominativo da considerare come cliente. Premendo il bottone, viene inizialmente presentata la maschera dei Filtri di ricerca. La procedura espone il codice fiscale/partita IVA, se inserito dall'utente nell'apposito campo e se corretto. Altrimenti, è l'utente stesso che, in base ai dati in suo possesso, deve compilare i vari campi per la ricerca del nominativo. La casella di spunta Escludi ditte cessate, può essere barrata per escludere le ditte cessate al fine di restringere la ricerca con conseguente risparmio di tempo. Premere il bottone OK per avviare la ricerca, al termine dalla quale vengono valorizzati i campi della presente tabella. Nel caso in cui i nominativi trovati siano più di uno, viene presentata invece una maschera che permette di scegliere specificatamente il nominativo da considerare come cliente. Nel caso di soggetti esteri, selezionare nel campo relativo al prefisso il valore EE, in modo che il codice fiscale venga automaticamente impostato a 11 zeri. Sarà quindi possibile compilare il corrispondente Codice identificativo estero per soggetti extra UE o l'Identificativo IVA UE per soggetti UE, nei relativi campi presenti nella sezione Residenza/Sede legale-Estera.
• Suffisso: la gestione di un suffisso (numerico o alfabetico), può essere utile per rendere disambigui due nominativi aventi lo stesso codice fiscale, in modo da superare il controllo di univocità nelle varie funzioni dell'applicazione, che viene eseguito sulla partita IVA ed il codice fiscale del soggetto selezionato.
• Partita IVA: nel campo, abilitato solo per soggetti italiani, occorre indicare la partita IVA del soggetto in elaborazione. Si ricorda che per soggetti esteri, occorrerà compilare o il campo Codice identificativo estero per soggetti extra UE o il campo Identificativo IVA UE per soggetti UE.

Residenza/Sede legale

La sezione richiede di indicare, in primo luogo, se la residenza o sede legale dell'archivio sia in Italia (opzione Italiana) o in uno Stato estero (opzione Estera), europeo o extra-europeo, inserendo la spunta nella relativa opzione. A seconda della scelta, verranno abilitati campi differenti, necessari, nel caso di soggetto estero, alla gestione dei nodi obbligatori richiesti per l'emissione di fatture elettroniche conformi ai dettami normativi.

Nel caso di residenza estera, saranno disponibili le seguenti opzioni:

• Codice identificativo estero: nel campo occorre indicare il codice identificativo associato al soggetto estero extra UE.
• Identificativo IVA UE: nel campo occorre inserire la Partita IVA del paese europeo di residenza del soggetto.
• Stabile organizzazione: occorre selezionare questa opzione per indicare che il soggetto costituisce una stabile organizzazione in Italia di un soggetto estero.

Recapiti predefiniti

È infine possibile compilare i recapiti predefiniti del soggetto, come l'indirizzo e-mail, la PEC e l'eventuale URL del sito web aziendale.

Ai fini di una corretta gestione della fatturazione elettronica, è importante compilare il campo:

• Codice SDI (fatt. elettr.):  può essere indicato il codice destinatario IPA/SDI per la fattura elettronica, attribuito dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI). 

Una volta inseriti i dati, cliccare sul comando Avanti per portare a termine la procedura di creazione azienda.

Passo 3 - Riepilogo

È la scheda di riepilogo in cui sono indicati i passi effettuati fino a questo momento; in caso sia stato scelto di importare i dati, questo passo consente l'effettiva esecuzione della procedura cliccando sul pulsante Fine.

Se l'archivio è stato creato manualmente oppure tramite ricerca nel registro imprese in base alla P.IVA, verranno automaticamente aperte le schede relative alle Impostazioni.

Se l'archivio deriva da un'importazione dei dati, si aprirà l'home page di SuperBILL.Fatture. Qualora l'importazione sia correttamente avvenuta ma siano state riscontrate delle anomalie, sarà visualizzato apposito messaggio e sarà possibile consultare l'elenco delle anomalie nel relativo file di log.

Caratteristiche di importazione:

• I dati di nominativi eventualmente già presenti nell'anagrafica generale non vengono mai sovrascritti o aggiornati con quanto specificato nel file di importazione.
• I soggetti esteri vengono importati solo se non ancora presenti nell'anagrafica generale, in caso contrario, la procedura procederà al loro scarto e sarà necessario procedere con l'inserimento manuale.
• Non viene considerato, per soggetti esteri, l'eventuale suffisso al codice fiscale, se presente nel file di origine.

• Le spese di bollo presenti nel programma di origine non sono oggetto di importazione, pertanto l'utente deve procedere alla loro gestione accedendo alla scheda Gestione fiscale delle Impostazioni di SuperBILL. Fatture.
• La procedura importa fino ad un massimo di due casse contributive e di una sola ritenuta previdenziale, se presente nel file di origine.
• Eventuali spese a percentuale in cui la percentuale specificata sia pari a zero, vengono scartate dalla procedura di importazione.
• I registri vengono importati con tutte le caratteristiche presenti nel file di origine, comprese la numerazione progressiva e le specifiche presenti nella maschera di numerazione.