Inclusione documenti
Ai fini dell'elaborazione di qualsiasi tipo di documento, tranne nel caso di preventivi e fatture semplificate, sono presenti due funzioni che consentono di includere nel documento finale uno o più documenti precedenti:
- la funzione Includi documento, che consente l'inclusione di un singolo documento a volta, sebbene l'operazione possa essere effettuata più volte sul medesimo documento
- la funzione Includi più documenti, che consente l'inclusione di più documenti contemporaneamente nel documento finale.
I documenti che possono essere inclusi devono fare riferimento al solo cliente selezionato, devono essere in stato Chiuso, Parzialmente evaso o Parzialmente fatturato e devono avere la medesima valuta.
La tabella di selezione elenca i documenti riportandone la tipologia, lo stato, il totale.
Scelto il documento o i documenti di interesse, cliccare sul pulsante Seleziona, per aprire la maschera Seleziona dettagli da includere, in cui vengono mostrate tutte le righe che compongono i documenti di origine e che possono essere incluse nel documento di destinazione. È quindi possibile la selezione multipla o l'inclusione di una singola riga.
La riga viene automaticamente riportata nel documento in elaborazione utilizzando il comando Conferma e sarà quindi possibile modificarne la descrizione, la quantità, il prezzo, lo sconto e l'aliquota IVA.
Le righe incluse ma evase solo per una parte della quantità, saranno selezionabili per inclusioni successive.
Nel caso della funzione Includi documento sono presenti le seguenti opzioni:
- Visualizza dettagli non selezionabili: se attiva, vengono elencate, ma in sola visualizzazione, anche le righe già incluse in questo o altri documenti.
- Utilizza il tipo e la modalità di pagamento del documento incluso: se attiva, sul documento finale vengono riprese le medesime condizioni di pagamento del documento di origine; in caso contrario, saranno impostate quelle gestite per il cliente o, se non presenti, quelle dell'archivio.
- Crea una riga descrittiva con i riferimenti del documento di origine: l'opzione consente che sul documento di destinazione sia creata una riga descrittiva in cui sono riportati gli estremi del documento incluso; è possibile modificare la dicitura proposta.
- Utilizza i dati di trasporto del documento incluso, se previsti: l'opzione consente di riportare nel documento finale gli eventuali dati di trasporto presenti nel documento di origine. Nel caso il documento finale sia una fattura, la procedura provvederà automaticamente a designarla come documento accompagnatorio. L'opzione non è disponibile per l'inserimento di DDT in proforma, fatture e note di credito, essendo il documento di trasporto a fare fede in questi casi.
Nel caso della funzione Includi più documenti, sono presenti le seguenti opzioni:
- Crea una riga descrittiva per ogni documento selezionato con i riferimenti del documento di origine: per le righe incluse viene generata, in maniera automatica, una descrizione contenente il tipo documento da cui derivano, il relativo numero e la data.
- Includi anche le righe descrittive di ogni documento selezionato: selezionare l'opzione se si desidera che sul documento finale siano presenti anche eventuali righe descrittive presenti nei documenti di origine.
- Utilizza i dati di pagamento del primo documento selezionato: selezionare l'opzione se nel documento finale devono essere riprese il tipo e la modalità di pagamento del primo documento presente in elenco, la banca utilizzata e, se utilizzate, le eventuali scadenze manuali.
- Utilizza i dati di trasporto del primo documento selezionato, se previsti: l'opzione risulta visibile solo se tra i documenti da includere ve ne è almeno uno indicato come documento accompagnatorio e consente che sul documento finale la scheda Dati trasporto della sezione Altri dati sia compilata con quanto presente nel primo documento accompagnatorio selezionato per l'inclusione.
L'aggiornamento dello stato documento per preventivi o ordini, in Evaso o Parzialmente evaso viene automaticamente eseguito dalla procedura all'inclusione nel documento di destinazione; per DDT, Rapporti di intervento e Proforma lo stato impostato è Fatturato o Parzialmente fatturato. DDT, rapporti di intervento, proforma, ordini e preventivi sui quali è stato manualmente posto lo stato di Evaso o Fatturato forzato non vengono elencati tra i documenti da includere.
L'eliminazione del documento di destinazione riporta il documento incluso allo stato precedente all'inclusione.
Si sottolinea che i documenti, una volta inclusi in altri documenti, non possono essere eliminati; occorre prima cancellare il documento di destinazione.