Anagrafica

La scheda Anagrafica consente di inserire i dati principali relativi all'archivio. A tal fine, è stata suddivisa in sezioni atte a facilitarne la compilazione:

• Dati di base
• Domicilio fiscale
• Rappresentante fiscale
• Albo professionale
• Dati impresa
• Intestazione
• Altri dati

Dati di base

È qui necessario indicare la tipologia di soggetto, la sua denominazione e la sede italiana o estera, compilando i campi a seconda delle necessità. Tutti i campi evidenziati con un asterisco (*) sono obbligatori.

• Codice: nel campo occorre indicare il codice con cui l'archivio sarà riconosciuto all'interno dell'applicazione. In fase di creazione azienda, la procedura propone in automatico una serie di asterischi, convertiti automaticamente al salvataggio in una stringa numerica (es.00000001). È possibile modificare quanto proposto inserendo sia caratteri alfabetici che numerici per un numero massimo di 8 caratteri.
• Tipologia: nel campo occorre selezionare, dal menu a tendina, la tipologia del soggetto giuridico (es. società di capitali/ente commerciale, professionista...).
• Intestazione: nel campo è possibile scegliere, dal menu a tendina, l'eventuale intestazione da riportare sui documenti per il soggetto in elaborazione (es. Egregio, Spettabile).
• Denominazione: nel campo occorre indicare la denominazione o la ragione sociale del soggetto.
• Natura giuridica: nel campo occorre selezionare, dal menu a tendina, la natura giuridica del soggetto.
• Tipo: il campo viene automaticamente compilato se alla natura giuridica precedentemente indicata corrisponde uno specifico tipo, altrimenti occorre selezionarlo dal relativo menu a tendina. Si intende per tipo, ad esempio, Società per azioni, Società di fatto...
• Codice fiscale: il campo consente l'inserimento sia di codici fiscali italiani che esteri; per la gestione di questo ultimo caso, occorre selezionare dal menu a tendina il prefisso EE. Il bottone  abilitato unicamente in fase di nuovo inserimento, avvia una procedura silente che permette di accedere all'archivio del Registro imprese  tramite i servizi offerti dal 'Cerved Group' al fine di recuperare i dati del nominativo da considerare come cliente. Premendo il bottone, viene inizialmente presentata la maschera dei Filtri di ricerca. La procedura espone il codice fiscale/partita IVA, se inserito dall'utente nell'apposito campo e se corretto. Altrimenti, è l'utente stesso che, in base ai dati in suo possesso, deve compilare i vari campi per la ricerca del nominativo. La casella di spunta Escludi ditte cessate, può essere barrata per escludere le ditte cessate al fine di restringere la ricerca con conseguente risparmio di tempo. Premere il bottone OK per avviare la ricerca, al termine dalla quale vengono valorizzati i campi della presente tabella. Nel caso in cui i nominativi trovati siano più di uno, viene presentata invece una maschera che permette di scegliere specificatamente il nominativo da considerare come cliente.
• Suffisso: la gestione di un suffisso (numerico o alfabetico), può essere utile per rendere disambigui due nominativi aventi lo stesso codice fiscale, in modo da superare il controllo di univocità nelle varie funzioni dell'applicazione, che viene eseguito sulla partita IVA ed il codice fiscale del soggetto selezionato.
• Partita IVA: nel campo occorre indicare la partita IVA del soggetto in elaborazione.

Inserite le informazioni di base, è possibile compilare i campi relativi alla Residenza/Sede legale del soggetto, selezionando in primis se si tratta di una sede legale in Italia (spunta nella casella Italiana) oppure Estera. A seconda di quanto indicato, verranno infatti abilitati campi differenti, ad esempio necessari, nel caso di soggetto estero, alla gestione dei nodi obbligatori richiesti per l'emissione di fatture elettroniche conformi ai dettami normativi.

Nel caso di residenza estera, saranno quindi disponibili anche le seguenti opzioni:

• Codice identificativo estero: nel campo occorre indicare il codice identificativo associato al soggetto.
• Identificativo IVA UE: nel campo occorre inserire la Partita IVA del paese europeo di residenza.
• Stabile organizzazione: occorre selezionare questa opzione per indicare che il soggetto costituisce una stabile organizzazione in Italia di un soggetto estero.

È infine possibile indicare i Recapiti predefiniti del soggetto come l'indirizzo e-mail, la PEC e l'eventuale sito Web. Nel campo Indirizzo telematico (SDI) può essere indicato il codice destinatario per la fattura elettronica, attribuito dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI).

Domicilio fiscale

La sezione deve essere compilata qualora il domicilio fiscale sia diverso dalla residenza/sede legale dell'azienda. Il domicilio fiscale va ad esempio compilato in caso l'archivio corrisponda ad una stabile organizzazione in Italia di un'azienda estera, in modo che le fatture elettroniche abbiano la corretta intestazione per il cedente/prestatore.

Rappresentante fiscale

La sezione deve essere compilata con i dati del rappresentante fiscale, in caso di azienda estera avente rappresentanza fiscale nel territorio italiano.

Albo professionale

La sezione è dedicata all'inserimento dei dati relativi all'iscrizione presso gli albi professionali e, se compilati, sono riportati in fattura elettronica in corrispondenza dei seguenti nodi del file XML:

• 1.2.1.4 <AlboProfessionale>
• 1.2.1.5 <ProvinciaAlbo>
• 1.2.1.6 <NumeroIscrizioneAlbo>
• 1.2.1.7 <DataIscrizioneAlbo>

Dati impresa

La sezione è dedicata all'inserimento dei dati relativi all'iscrizione alla Camera di Commercio e non è obbligatoria; ma la compilazione di un campo richiede vengano inseriti anche tutti gli altri dati.

Le informazioni verranno quindi riportate nella stampa dei documenti e nel file XML relativo ai documenti elettronici.

Qualora la società per azioni o a responsabilità limitata sia a socio unico, occorre selezionare la relativa opzione, in modo che l'informazione venga correttamente riportata al nodo 1.2.4.4 <SocioUnico> del file XML.

Occorre inoltre indicare se la società è in stato di liquidazione, attivando l'opzione In liquidazione; l'informazione sarà quindi riportata al nodo 1.2.4.5 <StatoLiquidazione> del file XML.

Intestazione

La sezione consente di impostare alcune opzioni e dati per la compilazione dei nodi relativi al blocco Cedente/Prestatore del file XML della fattura elettronica.

• Usa la Denominazione anzichè Nome e Cognome: le ditte individuali e i professionisti che vogliano riportare la propria denominazione (e non il nome e cognome) nel nodo 1.2.1.3 <Anagrafica>, devono attivare l'opzione. In tal modo, il nodo 1.2.1.3.1 <Denominazione> del file XML verrà compilato con quanto specificato nell'omonimo campo della sezione Dati di base. Altrimenti sul file XML risulteranno compilati, solo per Ditte individuali e Professionisti, i nodi 1.2.1.3.2 <Nome> e 1.2.1.3.3 <Cognome>.
• Riporta i recapiti in fattura elettronica: se selezionata consente di compilare i dati relativi al blocco 1.2.5 <Contatti> con i dati relativi a indirizzo email e telefono indicati in Recapiti predefiniti della sezione Dati di base.
• Non riportare il Codice fiscale nell'XML: se selezionata, il codice fiscale del soggetto cessionario/committente non deve essere presente al nodo 1.4.1.2 <CodiceFiscale> nel file XML generato e nel relativo file PDF. Il corretto salvataggio avviene solo se per l'archivio esiste anche la partita IVA.
• Specifica un indirizzo diverso da riportare in fattura (solo se nazionale): selezionare questa opzione se si desidera utilizzare in fattura un indirizzo differente rispetto a quanto indicato nei relativi campi della sezione Dati di base. L'attivazione dell'opzione apre i campi dedicati all'inserimento del nuovo indirizzo, con cui sarà compilato il blocco 1.2.2 <Sede> del file XML.

Altri dati

La sezione contiene il campo:

• Codice EORI: il campo è alfanumerico e consente di indicare il codice assegnato all'azienda per i rapporti con le amministrazioni doganali; se compilato viene sempre riportato nel file XML relativo alla fattura elettronica, al nodo 1.2.1.3.5 <CodEORI>.